В трудовой книжке и электронных сведениях о трудовой деятельности должна быть указана причина увольнения, оформленная документами. Вице-президент «Ренессанс страхование» Виталий Рыбалкин в беседе с RT отметил, что личные оценки сотрудника и подробности конфликтов вносить нельзя. При расторжении договора по соглашению сторон нельзя указывать, что работник уволен за прогул: запись должна отражать именно соглашение сторон и ссылаться на пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

Увольнение за прогул возможно, если работодатель оформил его как дисциплинарное взыскание. В этом случае запись должна содержать установленную законом формулировку о расторжении договора в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей — прогулом, со ссылкой на подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ. Работодатель должен подтвердить отсутствие сотрудника более четырёх часов подряд без уважительной причины, запросить письменное объяснение, соблюсти месячный срок со дня обнаружения проступка и издать приказ. Замечания и выговоры в трудовую книжку не вносят.

Эти правила распространяются и на электронные сведения: работодатель передаёт их в СФР через ЕФС-1. Если в записи допущена ошибка, работник вправе письменно потребовать исправления. При отказе можно обратиться в Государственную инспекцию труда или суд. Если неверная формулировка помешала устроиться на новую работу, суд может изменить основание увольнения и обязать работодателя выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Также возможна административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, сообщил Рыбалкин.